Для выполнения задач и функций, достижения целей, возложенных на КЦ необходимо четкое и оперативное их взаимодействие с соответствующими структурными подразделениями Общества, к которым относятся:
участок строительно-монтажных работ Общества (далее —СМУ);
производственно-техническая группа Общества (далее — ПТО);
служба внутридомового газового оборудования филиала Общества (далее – СЛ ВДГО);
проектно-сметный отдел;
служба подземных газопроводов Общества (далее – СПГ);
служба промышленных предприятий Общества (далее – ОКБПП И ДО);
другие структурные подразделения Общества.
Специалисты Клиентского центра передают договора и комплекты документации к ним в соответствующие структурные подразделения филиала Общества на исполнение. Максимальный срок передачи документов на исполнение – 1 рабочий день с момента их регистрации. Операторы ведут регистрацию договоров в программе «Клиентского центра», вносят информацию о ходе выполнения договора, в структурном подразделении, где она находится, обрабатывают и вносят в программу, вновь поступившую информацию. В случае приостановления предоставления услуги (выполнения работ) специалисты незамедлительно извещают об этом заявителя по указанному им контактному телефону. Контроль соблюдения сроков подготовки выдаваемых документов, качество их оформления, сроки выполняемых работ, осуществляет начальник и операторы Клиентского центра. В случаях, когда служба, принявшая договор на исполнение не может связаться с заявителем для выполнения работ, а также, в случаях, когда заявителю необходимо произвести оплату по проведенным расчетам или предоставить дополнительные документы, специалисты производственных служб информируют операторов о необходимости связаться с заявителем по телефону, провести с ним консультационную или разъяснительную работу.
Руководство Клиентского центра при необходимости принимает меры для уведомления директора филиала Общества в следующих случаях:
невозможно определить структурное подразделение, которое должно исполнять договор;
не соблюдаются сроки исполнения договора;
при неудовлетворительном качестве работ по договору (по письменным заявлениям граждан);
в других случаях, препятствующих исполнению договора.
Ответственность за соблюдение сроков подготовки выдаваемых документов, качество их оформления, качество и сроки выполняемых работ возлагается на руководителей и должностных лиц структурных подразделений филиала Общества, принявших документы на исполнение. Информация об исполнении договора, подготовленные документы для заявителя в течение одного рабочего дня с момента выполнения работ после завершения передаются в Клиентский центр.
Специалисты Клиентского центра осуществляют учет обращений заявителей, готовят аналитические, информационные материалы, периодическую отчетность по вопросам, входящим в их компетенцию.
